Die Bundesregierung hat Anfang November letzten Jahres eine neue Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) beschlossen, die jetzt in Kraft getreten ist. Damit gelten unter anderem neue Bestimmungen für Telearbeitsplätze, also für Home-Office. Arbeitgeber sollten das zum Anlass nehmen, bestehende Home-Office Vereinbarungen zu prüfen oder bei Bedarf überhaupt erst zu treffen. Was sich konkret ändert, zeigt dieser Beitrag.
Arbeitsstättenverordnung 2016 in Kraft getreten
Der vielzitierte Wandel der Arbeitswelt hält Einzug ins Arbeitsschutzrecht. Die Arbeit wird mobiler und ein Arbeitsplatz sieht heute nicht mehr so aus, wie vor 30 Jahren. Mit der neuen Arbeitsstättenverordnung 2016 soll diesen Veränderungen Rechnung getragen und sichergestellt werden, dass die Sicherheit und der Schutz der Gesundheit von Beschäftigten auch in Zeiten von Home-Office und Arbeit 4.0 gewährleistet sind. Arbeitsstätten und Arbeitsabläufe sollen so gestaltet werden, dass die Arbeitnehmer möglichst geringen Gefahren bei ihrer täglichen Arbeit ausgesetzt sind. Hinter der etwas sperrigen Regelung in der Arbeitsstättenverordnung verbergen sich dabei ganz alltägliche arbeitsvertragliche und -organisatorische Fragen, die spätestens jetzt auch das heimische Arbeitszimmer betreffen.
Rahmenbedingungen für Telearbeitsplätze
Die novellierte Arbeitsstättenverordnung ersetzt die bisherige Bildschirmarbeitsverordnung. Darin waren allgemeine Regeln festgelegt, die für Arbeitsplätze galten, an denen mit dem Computer gearbeitet wird. Eine Unterscheidung zwischen Arbeitsplätzen im Betrieb des Arbeitgebers und Home-Office Arbeitsplätzen gab es bislang nicht. Erklärtes Ziel der Arbeitsstättenverordnung 2016 ist es, rechtliche Unklarheiten in der Praxis zu beseitigen, die durch die bisherigen einheitlichen Bestimmungen immer wieder auftraten.
Was ist Telearbeit?
Wenn die Verordnung von Telearbeitsplätzen spricht, sind damit „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten“ gemeint, „für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“ (Vgl. § 2 Abs. 7 ArbStättV). Damit schafft der Gesetzgeber eine Umschreibung dessen, was landläufig als Home-Office bezeichnet wird. Klar ist damit aber auch, dass es nicht um sogenannte „mobile Arbeit“ geht. Wenn Mitarbeiter gelegentlich in ihrer Freizeit zu Hause oder in der Bahn für ihren Arbeitgeber tätig werden, ohne dass es dazu eine richtige Absprache gibt, liegt noch keine Telearbeit vor.
Echte Telearbeit ist in der Praxis vor allem bei Außendienstmitarbeitern, zunehmend aber auch bei Entwicklern und Projektmanagern in IT-Unternehmen anzutreffen. In manchen Unternehmen arbeiten ganze Teams ausschließlich oder überwiegend virtuell zusammen, ohne dass es einen physischen Betrieb im klassischen Sinne gibt. Wenn ausschließlich im Home-Office gearbeitet wird, spricht man von ausschließlicher Telearbeit. Andernfalls, wenn sowohl im Betrieb als auch zu Hause gearbeitet wird, ist von alternierender Telearbeit die Rede. Gemeinsam ist allem Formen der echten Telearbeit, dass die Mitarbeiter einen mehr oder weniger großen Teil ihrer Arbeitszeit vom heimischen Büro aus erbringen und mehr oder weniger selten in den Betrieb ihres Arbeitgebers fahren.
Home-Office Vereinbarung erforderlich
Die Arbeitsstättenverordnung sieht vor, dass eine Vereinbarung darüber getroffen wird, wie die Telearbeit ausgestaltet sein soll. Das ist neu. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können die Bedingungen der Telearbeit schon im Rahmen des Arbeitsvertrages festlegen oder durch eine eigene Home-Office Vereinbarung. In jedem Fall soll genau geregelt werden, in welchem Umfang der Mitarbeiter im Home-Office arbeitet und ob die Telearbeit befristet oder unbefristet sein soll.
Weitere Regelungen in Home-Office Vereinbarung sinnvoll
Auch wenn die Arbeitsstättenverordnung nichts darüber sagt, welche weiteren Regelungen in der Vereinbarung getroffen werden sollen, empfiehlt es sich, einige wichtige Aspekte klar festzuhalten. Typische Regelungen in einer Home-Office Vereinbarung sind unter anderem Haftungsfragen, Überstunden, Kosten des Home-Office, Datenschutz und ein Zutrittsrecht des Arbeitgebers zur Wohnung des Arbeitnehmers.
Darüber hinaus kann es sich anbieten, vertraglich zu regeln, welchem Betrieb die Arbeitnehmer im Home-Office zuzuordnen sind, wenn der Arbeitgeber mehrere Betriebe unterhält. Es besteht auch die Möglichkeit, festzulegen, dass der vertragliche Arbeitsort das Home-Office des Arbeitnehmers ist. Fehlt es an einer Regelung zum Arbeitsort, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nach billigem Ermessen versetzen, muss dann aber unter Umständen einen größeren Personenkreis in die Sozialauswahl mit einbeziehen, wenn er eine betriebsbedingte Kündigung aussprechen will.
Arbeitgeber sollten auch in Erwägung ziehen, eine Widerrufsmöglichkeit mit aufzunehmen. Die erleichtert es, den Arbeitnehmer „zurückzuholen“, wenn sich die Organisation ändert oder wenn sich herausstellt, dass die Arbeit von zu Hause nicht so läuft, wie man es sich versprochen hat.
Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung
Die Arbeitsstättenverordnung legt nun fest, dass der Arbeitgeber auch für die Home-Office Arbeitsplätze eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und die Mitarbeiter entsprechend zu informieren und unterweisen hat; wie auch für die regulären Arbeitsplätze vor Ort in seinem Betrieb. Das gilt jedenfalls, wenn sich die Arbeitsplätze im Betrieb von den heimischen unterscheiden. Neu ist auch, dass Arbeitgeber besonders die psychischen Belastungen beachten müssen, die von einem Arbeitsplatz ausgehen. Bei Arbeit im Home-Office kann z. B. eine erhöhte psychische Belastung dadurch entstehen, dass die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verwischt und Mitarbeiter das Gefühl haben, ständig im Arbeitsmodus zu sein.
Die Gefährdungsbeurteilung muss nur einmal bei der erstmaligen Einrichtung vorgenommen werden. Eine laufende Kontrolle wird nicht verlangt. Trotzdem müssen die Arbeitsplätze natürlich die technischen Anforderungen der ArbStättV erfüllen, sofern die Eigenart eines Home-Office Arbeitsplatzes das zulässt. Die Unterweisung muss hingegen einmal jährlich vorgenommen werden.
Ausblick
Arbeitgeber sollten sich gründlich mit den Anforderungen auseinandersetzen, die künftig an die Errichtung von Home-Office Arbeitsplätzen zu stellen sind. Vor allem bei der vertraglichen Ausgestaltung von Home-Office Vereinbarungen besteht reichlich Gestaltungsspielraum, den Arbeitgeber nutzen und Arbeitnehmer kennen sollten.
