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DS-GVO – Fragebogen: Landesbeauftragte prüft Umsetzung in Niedersachsens Wirtschaft


ds-gvo Fragebogen

© fotohansel - Fotolia.com

Seit Ende Juni 2018 prüft die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, wie gut sich die niedersächsischen Unternehmen auf die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) eingestellt haben.

In der Pressemitteilung führt die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD), Barbara Thiel, dankenswerter Weise an, dass es nicht vorrangig darum gehe, möglichst viele Fehler zu finden und Bußgelder zu verhängen. Es solle vielmehr aufgeklärt, sensibilisiert und Hinweise gegeben werden. Es gelte auch, sich einen Überblick zu verschaffen, wie die DS-GVO in den Unternehmen angekommen ist. 

Nichtsdestotrotz: werden Verstöße festgestellt, ist auch mit entsprechenden Verfahren zu rechnen. Daher dürften schwammige, falsche oder unvollständige Antworten eine Einladung zu einem Hausbesuch sein. Ein Grund mehr, nicht überstürzt, sondern sich wohlüberlegt und gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten sowie ggfs. mit zusätzlichem rechtlichen Rat an die Beantwortung der Fragen zur DS-GVO zu setzen.

Zugleich dient der DS-GVO-Fragebogen auch als Orientierungshilfe für andere Unternehmen, die es vielleicht (noch) nicht erwischt hat. Denn im Grunde muss jedes Unternehmen die Fragen innerhalb kürzester Zeit beantworten und dokumentarisch nachweisen können. 

Auswertung des Fragenkatalogs zur DS-GVO mit Abschlussbericht im Mai 2019

Den Fragebogen der LfD erhalten insgesamt 50 Unternehmen als Querschnitt durch verschiedene Branchen. Betroffen sind jedoch nicht die kleinen Betriebe, sondern 20 große und 30 mittelgroße Unternehmen mit (Haupt-)Sitz in Niedersachsen.

Neben den bereits genannten Zielen erhofft sich die LfD mit der Auswertung der Fragebögen auch Hinweise für ihre zukünftige Arbeit. Je nach Mängeln wäre es möglich, neue Orientierungshilfen zu geben. Und auch wenn es bisher nicht konkret geplant ist, könnten sich zudem Schwerpunktprüfungen in bestimmten Branchen anschließen. 

Fragenkatalog Querschnittsprüfung DS-GVO

Die Fragen zur Vorbereitung und Umsetzung der DS-GVO haben es in sich. Es zeigt sich deutlich, dass die DS-GVO ein bürokratischer Akt ist und die LfD auch den Umgang damit (über-)prüfen möchte. Verlangt werden daher nicht nur die bloße Angabe zur Führung des Verarbeitungsverzeichnisses oder die Darstellung der Prozesse zur Einhaltung von Betroffenenrechten, sondern auch die Vorlage einiger Musterdokumente, wie:

  • Beispielverfahren aus Verarbeitungsverzeichnis
  • Einholung von Einwilligungen
  • Informationsblätter zu Betroffenenrechten
  • Dokumentation zur Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Auftragsverarbeitungsverträge

Die Beantwortung der Fragen dürfte nicht nur zeitaufwendig sein, sondern auch viele Arbeitskräfte einspannen – insbesondere, wenn bisher die entsprechenden Dokumentationen und Muster nicht zur Verfügung stehen.

Insgesamt gibt es 10 Fragen, die sich in dem “Fragenkatalog Querschnittsprüfung DS-GVO” finden:

1. Vorbereitung auf die DS-GVO

Wie haben Sie sich als Unternehmen auf die DS-GVO vorbereitet?

Schildern Sie (kurz) die Vorgehensweise, welche Bereiche involviert waren und welche Maßnahmen initiiert wurden. Sofern noch nicht alle Maßnahmen vollständig umgesetzt wurden, erläutern Sie bitte auch den Umsetzungsstatus.

2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Wie haben Sie sichergestellt, dass alle Ihre Geschäftsabläufe, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen wurden? Wie stellen Sie dessen Aktualität sicher? Legen Sie bitte eine Übersicht Ihrer dokumentierten Verfahren sowie ein Beispielverfahren als Muster bei.

3. Zulässigkeit der Verarbeitung

Auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Sofern Sie auch auf Basis von Einwilligungen personenbezogene Daten verarbeiten, legen Sie bitte Ihre verwendeten Muster bei.

4. Betroffenenrechte

Wie stellen Sie die Einhaltung der Betroffenenrechte (auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit) sicher? Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse und gehen Sie insbesondere detailliert darauf ein, wie Sie Ihren Informationspflichten nachkommen. Vorhandene Musterinformationen fügen Sie bitte bei.

5. technischer Datenschutz

a. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen bzw. die Ihrer Dienstleister ein dem Verarbeitungsrisiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten?

b. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen an den jeweiligen Stand der Technik angepasst werden?

c. Wie stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen aktuell oder zukünftig eingesetzten IT-Anwendungen ein dokumentiertes datenschutzkonformes Rollen- und Berechtigungskonzept haben?

d. Wie stellen Sie sicher, dass bei der Änderung oder Neuentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen Datenschutzanforderungen von Anfang an mit berücksichtigt werden (Privacy by Design und by Default)?

6. Datenschutz-Folgenabschätzung

a. Wie stellen Sie sicher, dass Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen erkannt und für diese eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird?

b. Haben Sie in Ihrem Unternehmen Verarbeitungen mit einem voraussichtlich hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen identifiziert? Welche?

Fügen Sie bitte die jeweilige Dokumentation zur Datenschutz-Folgenabschätzung bei.

7. Auftragsverarbeitung

Haben Sie Ihre bestehenden Verträge mit Auftragsverarbeitern an die neuen Regelungen der DS-GVO angepasst? Sofern Sie Musterverträge verwenden, fügen Sie diese bitte bei, darüber hinaus fügen Sie bitte einen aktuellen Beispielvertrag mit einem Ihrer Auftragsverarbeiter bei.

8. Datenschutzbeauftragter

Wie ist Ihr Datenschutzbeauftragter in Ihre Organisation eingebunden? Welche Fachkundenachweise hat er?

9. Meldepflichten

Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen Datenschutzverstöße fristgemäß an die Aufsichtsbehörde meldet? Skizzieren Sie Ihre diesbezüglichen Prozesse.

10. Dokumentation

Wie können Sie die Einhaltung aller vorstehend in Ziff. 2 – 9 genannten Pflichten nachweisen?

 


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