Mitarbeiterbefragungen können wertvolle Hinweise auf Belastungen, Führung und Arbeitsklima liefern. Gerade bei sensiblen Themen funktioniert das aber nur, wenn Beschäftigte auf zugesagte Vertraulichkeit vertrauen können. Eine aktuelle Entscheidung des OVG Berlin-Brandenburg zeigt, welche Bedeutung dabei der Umgang mit Rohdaten hat und worauf Arbeitgeber bei der Planung einer Mitarbeiterbefragung achten sollten (Beschluss v. 20. August 2026, Az.: OVG 60 PV 3/25).
Personalrat verlangte die vollständigen Freitextantworten
Die Zentral- und Landesbibliothek Berlin ließ 2023 durch einen externen Sachverständigen eine Befragung für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen durchführen. Neben 19 standardisierten Fragen, die mit „eher ja“ oder „eher nein“ zu beantworten waren, konnten die Beschäftigten in einem Freitextfeld ihre Arbeitssituation schildern und Verbesserungsvorschläge machen.
Den Beschäftigten war zugesichert worden, dass die Rohdaten beim Sachverständigen verbleiben und nicht an die Dienststelle weitergegeben werden. Der Personalrat erhielt die Auswertung sowie eine anonymisierte Zusammenfassung der Freitextantworten, sortiert nach Themenfeldern. Er verlangte darüber hinaus sämtliche Originalantworten als Liste in anonymisierter Form.
OVG: Im konkreten Fall reichte die Auswertung aus
Wie schon das Verwaltungsgericht Berlin (Beschluss v. 12. Februar 2025, Az.: 62 K 4/24 PVL) verneinte das OVG Berlin-Brandenburg einen weitergehenden Anspruch.
Nach § 73 Abs. 1 Satz 2 des Berliner Personalvertretungsgesetzes kann der Personalrat die Unterlagen verlangen, die er für seine Aufgaben benötigt. Im Arbeitsschutz wird dieser Anspruch durch § 77 PersVG Berlin ausgestaltet: Der Personalrat hat Anspruch auf die Ergebnisse einer Befragung. Das Gericht unterschied jedoch zwischen diesen Ergebnissen und den dafür erhobenen Rohdaten. Die einzelnen Freitextantworten wertete es als Rohdaten.
Von Bedeutung war außerdem, dass die Originalantworten ausschließlich beim externen Sachverständigen lagen. Die Dienststelle besaß sie selbst nicht und musste sie auch nicht dort anfordern. Sie durfte mit dem Sachverständigen sogar vereinbaren, dass er die Rohdaten nicht herausgibt. Zudem enthielt die bereits übermittelte Zusammenfassung konkrete Probleme und Verbesserungsvorschläge, sodass der Personalrat nach Auffassung des Gerichts seine Aufgaben auf dieser Grundlage wahrnehmen konnte. Die Rechtsbeschwerde hat das OVG nicht zugelassen.
Die Entscheidung betrifft allerdings das Berliner Personalvertretungsrecht und damit den öffentlichen Dienst. In privaten Unternehmen gilt das Betriebsverfassungsgesetz. Der Betriebsrat kann nach § 80 Abs. 2 BetrVG Unterlagen verlangen, soweit er sie für seine Aufgaben benötigt. Dient die Befragung der Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, hat er zudem ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Lässt ein Online-Tool Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte zu, kann auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen (zur Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen), und personenbezogene Fragebögen brauchen nach § 94 BetrVG seine Zustimmung. Wie weit der Informationsanspruch im Einzelfall reicht, muss gesondert geprüft werden.
Anonym oder nur vertraulich? Das sollte vorher geklärt sein
Für Arbeitgeber beginnt die rechtssichere Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung schon vor der ersten Befragung. Entscheidend ist zunächst, ob die Befragung tatsächlich anonym sein soll oder lediglich vertraulich durchgeführt wird.
Allein der Verzicht auf Namen und E-Mail-Adressen macht eine Umfrage noch nicht zwingend anonym. Freitextangaben, kleine Abteilungen, demografische Angaben, individuelle Einladungslinks oder technische Daten können unter Umständen Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte ermöglichen. Solange Beschäftigte identifizierbar sind, handelt es sich um personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt. Das betrifft auch pseudonymisierte Angaben, etwa bei persönlichen Teilnahmecodes. Nur wirklich anonyme Daten fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 26).
Zugriffsrechte und Auswertung vorab festlegen
Vor Beginn sollte klar geregelt sein, wer welche Daten erhält. Sollen Führungskräfte, HR oder Arbeitnehmervertretungen nur zusammengefasste Ergebnisse erhalten, sollte dies bereits im Befragungskonzept festgelegt und gegenüber den Beschäftigten transparent kommuniziert werden.
Wird ein externer Dienstleister eingesetzt, sollte ebenfalls eindeutig bestimmt werden, ob dieser die Rohdaten exklusiv verwaltet und welche Informationen anschließend an das Unternehmen übermittelt werden. Wer den Beschäftigten Vertraulichkeit zusagt, sollte diese Zusage technisch und organisatorisch auch tatsächlich umsetzen.
Besonders vorsichtig mit Freitextfeldern
Freitextfelder liefern häufig besonders wertvolle Informationen, bergen aber auch ein erhöhtes Risiko der Identifizierbarkeit. Beschäftigte können dort Namen, konkrete Vorfälle oder so individuelle Sachverhalte schildern, dass Rückschlüsse auf Personen möglich werden.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob Freitexte erforderlich sind, wer sie einsehen darf und in welcher Form sie später ausgewertet werden. Häufig kann eine thematische Zusammenfassung ausreichen, ohne sämtliche Originaläußerungen weiterzugeben.
Vertrauen durch klare Regeln schaffen
Die Entscheidung des OVG bedeutet keinen allgemeinen Ausschluss von Informationsrechten der Personalvertretung. Sie verdeutlicht vielmehr, dass Erforderlichkeit, tatsächliche Datenverfügbarkeit und zugesagte Vertraulichkeit eine wichtige Rolle spielen können.
Für Arbeitgeber und Dienststellen empfiehlt es sich deshalb, Datenschutz, Zugriffsrechte, Auswertungsform und Beteiligungsrechte bereits vor Beginn der Mitarbeiterbefragung zu klären. Das reduziert rechtliche Risiken und schafft zugleich die Voraussetzung dafür, dass Beschäftigte offen antworten.
Wie Arbeitsrecht und Datenschutz im Arbeitsalltag zusammenspielen, hören Sie auch in unserer Podcast-Folge „Arbeitsrecht trifft Datenschutz“.
Muss eine Mitarbeiterbefragung anonym sein?
Nein. Mitarbeiterbefragungen können auch personenbezogen oder vertraulich durchgeführt werden. Dann gilt jedoch die DSGVO, und ihre Vorgaben müssen beachtet werden.
Wann ist eine Mitarbeiterbefragung wirklich anonym?
Entscheidend ist, ob einzelne Beschäftigte anhand der vorhandenen Informationen noch identifiziert werden können. Auch Freitexte, technische Daten, persönliche Einladungslinks oder die Kombination verschiedener Angaben können dabei relevant sein.
Darf der Personalrat die Rohdaten einer Mitarbeiterbefragung verlangen?
Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Das OVG Berlin-Brandenburg gab dem Personalrat einen Anspruch auf die Ergebnisse, verneinte ihn aber für die Freitext-Rohdaten, die nur beim externen Sachverständigen lagen.
Ist die Entscheidung auch auf Betriebsräte übertragbar?
Nicht unmittelbar. Das Verfahren betraf einen Personalrat nach dem Berliner Personalvertretungsrecht. Für Betriebsräte in privaten Unternehmen gelten die Regelungen des Betriebsverfassungsgesetzes, insbesondere § 80 Abs. 2 und § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG.
Sollten Unternehmen einen externen Anbieter einsetzen?
Das kann insbesondere bei sensiblen Befragungen sinnvoll sein. Entscheidend ist jedoch, dass Zuständigkeiten, Datenzugriffe, Auswertung und Datenschutz vorab klar geregelt werden.
