Von der Stellenanzeige bis zur Vorauswahl der Bewerbungen: Künstliche Intelligenz übernimmt im Personalwesen immer mehr Aufgaben. Wer sie einsetzt, sollte die rechtlichen Leitplanken kennen – von der EU-KI-Verordnung bis zum Datenschutz.

KI verändert das Personalwesen

Viele Personalabteilungen setzen bereits heute auf KI-gestützte Anwendungen. Diese unterstützen beispielsweise bei der Formulierung von Stellenanzeigen, der Vorauswahl von Bewerbungen, der Terminplanung für Vorstellungsgespräche oder der Erstellung von Arbeitszeugnissen. Auch bei der Personalentwicklung und der Analyse von Weiterbildungsbedarfen kommt KI zunehmend zum Einsatz.

Der größte Vorteil liegt in der Zeitersparnis. Routineaufgaben können automatisiert werden, sodass sich Personalverantwortliche stärker auf strategische und zwischenmenschliche Aufgaben konzentrieren können. Dennoch sollte KI nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen verstanden werden, sondern als unterstützendes Werkzeug.

Wo liegen die rechtlichen Risiken?

So hilfreich KI im Personalwesen sein kann, birgt sie auch Risiken. KI-Systeme treffen Entscheidungen auf Grundlage der Daten, mit denen sie trainiert wurden. Sind diese Daten fehlerhaft oder enthalten sie unbewusste Vorurteile, können diskriminierende Ergebnisse entstehen. Beispielsweise besteht die Gefahr, dass Bewerber aufgrund ihres Alters, Geschlechts oder ihrer Herkunft benachteiligt werden, obwohl dies rechtlich unzulässig ist.

Hinzu kommt, dass KI-generierte Ergebnisse nicht immer richtig oder nachvollziehbar sind. Personalverantwortliche sollten die Vorschläge einer KI daher stets kritisch überprüfen und wichtige Entscheidungen nicht ausschließlich automatisiert treffen. Gerade bei Personalentscheidungen bleibt die menschliche Kontrolle unverzichtbar.

Die EU-KI-Verordnung schafft neue Pflichten

Mit der EU-KI-Verordnung (AI Act) hat die Europäische Union erstmals einen einheitlichen Rechtsrahmen für den Einsatz künstlicher Intelligenz geschaffen. Ziel der Verordnung ist es, Innovation zu fördern und gleichzeitig Grundrechte sowie die Sicherheit betroffener Personen zu schützen. Die Regelungen werden schrittweise angewendet. Bereits seit Februar 2025 gilt die Pflicht, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz in Unternehmen zu sorgen. Weitere Vorschriften treten ab August 2026 stufenweise in Kraft.

Gerade im Personalwesen spielt der AI Act eine besondere Rolle. KI-Systeme, die über Einstellungen, Beförderungen, Kündigungen oder andere wesentliche Entscheidungen im Arbeitsverhältnis mitentscheiden oder diese maßgeblich beeinflussen, können als Hochrisiko-KI eingestuft werden. Für solche Systeme gelten besonders strenge Anforderungen an Transparenz, Dokumentation, menschliche Aufsicht und Risikomanagement.

KI-Kompetenz ist keine freiwillige Maßnahme mehr

Ein häufig unterschätzter Aspekt der EU-KI-Verordnung ist die sogenannte KI-Kompetenz. Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende Kenntnisse verfügen, um diese verantwortungsvoll zu nutzen. Welche Maßnahmen erforderlich sind, hängt unter anderem von der Art der eingesetzten KI, den Aufgaben der Mitarbeitenden und deren Vorkenntnissen ab. Eine allgemeine Standardschulung für alle Beschäftigten wird den gesetzlichen Anforderungen häufig nicht gerecht. Vielmehr sollten Schulungen auf die jeweiligen Tätigkeitsbereiche zugeschnitten sein.

Für Personalabteilungen bedeutet dies beispielsweise, dass Mitarbeitende nicht nur die Funktionsweise der eingesetzten KI kennen sollten. Ebenso wichtig ist das Verständnis für mögliche Fehlerquellen, Diskriminierungsrisiken, Datenschutzanforderungen und die Grenzen automatisierter Entscheidungen.

Datenschutz bleibt ein zentrales Thema

Im Personalwesen werden regelmäßig besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet. Bewerbungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen oder Gesundheitsdaten unterliegen hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Werden KI-Systeme eingesetzt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Verarbeitung dieser Daten auf einer zulässigen Rechtsgrundlage erfolgt und die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.

Darüber hinaus sollten Beschäftigte und Bewerber nachvollziehen können, in welchem Umfang KI bei Personalentscheidungen eingesetzt wird. Transparenz schafft Vertrauen und reduziert das Risiko rechtlicher Auseinandersetzungen.

Menschliche Entscheidungen bleiben unverzichtbar

Auch wenn KI zahlreiche Prozesse erleichtert, sollte sie Personalverantwortliche nicht ersetzen. Gerade Entscheidungen über Einstellungen, Beförderungen oder Kündigungen haben erhebliche Auswirkungen auf die betroffenen Personen und sollten deshalb nicht ausschließlich einer KI überlassen werden.

Unternehmen sollten interne Prozesse schaffen, die sicherstellen, dass KI-Ergebnisse überprüft und hinterfragt werden. Das sogenannte Vier-Augen-Prinzip oder verbindliche Freigabeprozesse können dazu beitragen, Fehlentscheidungen zu vermeiden und rechtliche Risiken zu reduzieren.

So können sich Unternehmen vorbereiten

Unternehmen sollten den Einsatz von KI im Personalwesen frühzeitig strukturieren und klare Verantwortlichkeiten festlegen. Dazu gehören insbesondere:

die Erfassung aller eingesetzten KI-Anwendungen,

interne Richtlinien für den zulässigen KI-Einsatz,

regelmäßige Schulungen zur KI-Kompetenz,

Datenschutz- und Compliance-Prüfungen,

dokumentierte Kontroll- und Freigabeprozesse sowie

eine kontinuierliche Überprüfung der eingesetzten Systeme auf mögliche Diskriminierungsrisiken.

Durch einen verantwortungsvollen Umgang mit künstlicher Intelligenz können Unternehmen die Vorteile der Technologie nutzen und gleichzeitig ihre rechtlichen Risiken deutlich reduzieren.

KI erfolgreich und rechtssicher einsetzen

Künstliche Intelligenz wird das Personalwesen nachhaltig verändern. Richtig eingesetzt kann sie Personalabteilungen entlasten und Prozesse effizienter gestalten. Gleichzeitig zeigt die EU-KI-Verordnung, dass der Gesetzgeber den verantwortungsvollen Umgang mit KI zunehmend reguliert. Unternehmen sollten deshalb nicht erst auf neue gesetzliche Anforderungen reagieren, sondern bereits heute klare Strukturen, Schulungen und Kontrollmechanismen etablieren. So lassen sich Innovation und Rechtssicherheit erfolgreich miteinander verbinden.